Una strategia di comunicazione è un’analisi che valuta, tra gli altri, il contesto in cui si andrà ad operare ed i rischi che questo comporta, le persone a cui ci si rivolgerà, il tipo di visibilità che l’associazione ha nel proprio territorio, la proposta di valore ed i messaggi da veicolare.
Alla base di questo processo troviamo quindi un’attenta valutazione di tutti quei fattori interni ed esterni che possono in qualche modo incidere sull’efficacia delle nostre azioni comunicative. Non serve trovare tante strategie: l’importante è individuare quella corretta per la tua organizzazione e munirti degli strumenti giusti per raggiungere gli obiettivi di crescita prefissati.
È innegabile che il web sia uno strumento fondamentale, ma non è detto che questo sia valevole per tutte le tipologie di settore. Ad esempio, quando si opera in una comunità di anziani di un piccolo borgo, gli strumenti digitali potrebbero anche non essere considerati all’interno dell’assetto strategico, in quanto la tipologia di clientela potrebbe non essere presente sui quei determinati canali.
Strategie di comunicazione tradizionale o digitale?
Come anticipato poco sopra, non esiste un metodo migliore di un altro. Questo perché ogni organizzazione o azienda è a sé e non si possono ideare “strategie preconfezionate”.
Tra gli strumenti di comunicazione tradizionale troviamo tutte quelle tecniche che vanno a toccare il mondo offline, che si usavano prima ma ancora oggi, con il fine di raggiungere nuovi potenziali utenti, soci, donatori o fidelizzare quelli che già conoscono le nostre attività o sono parte attiva dell’associazione. Tra i classici strumenti di comunicazione/marketing troviamo le insegne ed i cartelli pubblicitari, i volantini e le brochure, la pubblicità sui media tradizionali come giornali o riviste, l’organizzazione di eventi ed i gadget personalizzati.
Lo sviluppo delle nuove tecnologie ha portato ad ideare nuovi strumenti per la promozione e la comunicazione. Il digital, infatti, permette sicuramente di realizzare campagne con budget contenuti ed un monitoraggio costante, il che è certamente un vantaggio per massimizzare il Ritorno dell’investimento, ovvero avere chiaro, a fronte dell’impiego di risorse economiche e umane per la realizzazione di una campagna di comunicazione, quanto gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti.
Contrariamente a quello che si crede, però, questa può non essere la soluzione più adatta per tutti. Come già dicevamo, per alcune organizzazioni potrebbe risultare inutile concentrarsi su investimenti che vanno a toccare il mondo web, perché l’utenza ideale potrebbe non essere presente su quei determinati canali di vendita e promozione. In altri casi, l’integrazione delle due strategie potrebbe essere la soluzione.
Quindi come fare a capire se per i tuoi potenziali utenti sono meglio gli strumenti tradizionali o digitali? Semplice! Analizzando la tua nicchia, cercando di comprenderne a fondo i bisogni, le esigenze e le aspettative, studiandone l’età, il genere, gli interessi e molto altro, cose che, molto probabilmente si conoscono già, ma non sono mai messe a sistema a servizio di una comunicazione efficace.
Dopo aver capito che cos’è la comunicazione offline, è possibile affermare che internet è un mezzo e non un fine!
È un veicolo con cui possiamo ottenere molte cose ma non tutto.
Per queste ragioni e per il bene della vostra realtà associativa dovreste optare per una soluzione che prevede di integrare sia la comunicazione tradizionale (offline) che quella online.
Essere online oggi? Vuol dire essere sul mercato che si è evoluto perché ormai la maggioranza delle persone cerca prodotti, servizi o, nel nostro caso, iniziative solidali, organizzazioni dove fare volontariato, organizzazioni a cui devolvere donazioni, direttamente su internet e le sue numerose piattaforme come:
Non si può, infatti, scegliere se essere online e offline, le due anime sono strettamente legate, ma si può scegliere di comunicare via web. Internet è infatti come il foro nell’antica Roma: un luogo dove si svolgevano tutte le attività cruciali, dove la gente si incontrava ed esprimeva la propria opinione. È così anche ai giorni nostri, ma, a differenza del foro, non basta “esserci” per sfruttare al meglio le sue potenzialità.
Non basta dire “ho il mio sito Internet”, “ho la mia pagina Facebook”, “il mio account Instagram”. Il sito, il blog, i social media sono dei canali attraverso cui puoi declinare il tuo messaggio, raggiungere le persone che sono alla ricerca di informazioni, ma come tali non vanno mai improvvisati.
Decidere di realizzare un sito senza sapere cosa offri, quali sono le esigenze delle persone che vuoi raggiungere, gli obiettivi che ti prefiggi, non ti porterà molto lontano. Anzi, rischia di allontanarti sempre più dalla tua potenziale utenza. Sia che tu abbia un’azienda, sia un ente no profit o un libero professionista. Non intercettare il tuo pubblico vuol dire non tenere in considerazione i suoi bisogni.
Che si traducono dunque in consigli da cercare, opinioni, risposte da avere prima di comprare un prodotto, di iscriversi a un corso di formazione, di provare un servizio.
Un sito ben fatto, infatti risponde ai loro dubbi con delle certezze.
Fare marketing, in generale, significa attuare strategie, tattiche e attività per promuovere e commercializzare prodotti e servizi.
Le possibilità per comunicare online in modo produttivo e soddisfacente sono potenzialmente infinite: una buona strategia di web marketing consiste nel selezionare i canali più appropriati ai risultati che vuoi ottenere con il budget che hai a disposizione.
Tradotti in pratica quali sono i benefici del saper sfruttare tutti i vari strumenti per comunicare al meglio quello di cui ti occupi?
Integrare tutte queste cose presuppone la PROGRAMMAZIONE di una STRATEGIA, con obiettivi specifici, risultati attesi e, sopratutto, l’individuazione del proprio UTENTE TIPO.
Di seguito l’elenco dei passaggi fondamentali da attuare:
IO COMUNICO è un PERCORSO FORMATIVO ONLINE a cura del CeSVoP riservato alle organizzazioni di volontariato e agli enti di terzo settore delle provincie di AG, CL, PA, TP.
Le attività si svolgeranno principalmente sulla piattaforma FAD di CSVnet e con degli incontri in videoconferenza.
Il percorso è strutturato in 4 step progressivi che via via accresceranno nelle organizzazioni partecipanti la consapevolezza di una nuova CULTURA DELLA COMUNICAZIONE e della TRASFORMAZIONE DIGITALE
LE ISCRIZIONI SONO APERTE
Abbiamo già parlato degli strumenti utili per gestire online tutti gli aspetti legati alla convegnistica e alle videoconferenze. Spesso però lo strumento non basta, durante tutto il lockdown e in generale in questo anno 2020 contraddistinto da stringenti misure di distanziamento sociale, abbiamo sicuramente sperimentato con mano i rischi che un meeting, una conferenza, un webinar online comportano:
Queste sono solo alcune delle criticità alle quali ci stiamo abituando da qualche mese a questa parte, in questo articolo vogliamo suggerirti alcune accortezze da adottare quando realizzi in prima persona una riunione, un convegno o un corso di formazione online. Applicare queste semplici regole ti permetterà di rendere l’esperienza online efficace per la tua organizzazione e allo stesso tempo piacevole per la tua platea.
Definisci l’obiettivo della riunione
Prima ancora di programmare la tua riunione online, definisci un obiettivo ben preciso: organizzare incontri generici, senza finalità ben definite e condivise, rischia di essere una perdita di tempo per tutti.
Poniti un paio di domande: ”Cosa voglio ottenere con questa riunione?” e “E’ effettivamente necessario organizzare un meeting online o una email ben dettagliata può essere sufficiente?” Se hai una risposta per queste domande, hai già probabilmente identificato l’obiettivo per la tua riunione.
Scegli chi invitare alle tue riunioni online
Ora devi concentrarti sulla lista degli invitati. Sei veramente sicuro di sapere con certezza chi invitare?
Generalmente, più elevato è il numero dei partecipanti, più le riunioni online sono a rischio di complicazioni. Non per questo dovremmo abbandonare l’idea di organizzare webinar ed eventi a larga partecipazione; semplicemente, oltre a disporre di un’adeguata piattaforma tecnologica per gestire grandi numeri, una sana selezione degli invitati è senz’altro una scelta opportuna.
Durante un webinar a larga partecipazione, tendenzialmente il coinvolgimento dei partecipanti più introversi è minore, in quanto gli stessi potrebbero essere indotti a non intervenire in presenza di molti altri soggetti invitati.
Quindi, cerca di coinvolgere solo le persone che secondo te hanno veramente interesse a partecipare.
Informa gli invitati sui dettagli della riunione
Spesso questa azione è trascurata o sottovalutata: fornire pochi dettagli sulla riunione – o addirittura dimenticarsi di farlo – tende a ridurre il coinvolgimento e l’interazione dei partecipanti durante la sessione live, mentre una preventiva informativa consentirebbe loro di approfondire i temi che verranno trattati e aumenterebbe in modo significativo la possibilità di ottenere contributi interessanti durante la riunione online.
Più dettagli riesci a stabilire prima dell’inizio della tua riunione, migliore sarà l’ efficacia della stessa. I partecipanti saranno in condizioni di essere adeguatamente informati e potranno documentarsi ed approfondire i temi che verranno trattati, in modo da ottenere un livello qualitativo di interazione superiore.
Adotta una “videonetiquette”
Ecco alcuni utili consigli di “netiquette” per le tue riunioni online:
Crea un ambiente “social”
Stabilire un’atmosfera informale, cordiale e distesa aiuta i partecipanti a fraternizzare tra loro, a superare barriere psicologiche dettate dalla mancanza di relazioni ed a essere maggiormente coinvolti.
Dedica alcuni minuti all’inizio della tua riunione a stabilire una conversazione casuale: fai in modo che si parli di attualità, di sport e di vacanze: questa mossa renderà le tue riunioni molto più friendly.
Coinvolgi tutti i partecipanti
E’ importante che i partecipanti comprendano chiaramente cosa ci si aspetti da loro durante la riunione online. Per stimolare il loro coinvolgimento, prova ad affidare a ciascuno un compito specifico; ad esempio, una persona potrebbe prendere appunti per tutti, un’altra potrebbe gestire le presentazioni, un’altra ancora supervisionare la chat e rispondere alle varie domande.
Ovviamente, i compiti che potrai assegnare dipenderanno dalla tipologia della riunione, dalla piattaforma che utilizzi e dalle caratteristiche del pubblico; in generale, laddove possibile, cerca di assegnare compiti specifici ai partecipanti per mantenerli coinvolti.
Un altro modo molto efficace per far stimolare l’interazione tra i partecipanti è richiedere direttamente idee o contributi. Individua le persone che tendono a non esporsi e coinvolgili in diretta: questo li farà sentire maggiormente partecipi.
Utilizza le funzionalità avanzate
Finora ci siamo concentrati sui “fondamentali” delle riunioni online. Vediamo ora ulteriori modalità di interazione e coinvolgimento del tuo pubblico:
Termina la riunione con un sondaggio
I sondaggi sono uno strumento eccellente per coinvolgere i partecipanti durante un incontro online. Ogni riunione online dovrebbe concludersi con un rapido sondaggio per raccogliere il feedback dei partecipanti quando il loro coinvolgimento è ancora attuale. Le persone amano avere la possibilità di condividere le loro opinioni: li fa sentire importanti ed apprezzati. Inoltre, potrai raccogliere elementi utili per analizzare l’andamento della tua riunione e per migliorare quelle future.
Invia email di follow-up
Nei giorni immediatamente seguenti alla tua riunione online, ricorda di inviare una email di follow-up, sia ai partecipanti sia a chi non è potuto intervenire in diretta. La email dovrebbe contenere un recap dei principali punti trattati durante la riunione, eventuali obiettivi ed ogni informazione utile a garantire che la discussione durante la riunione online sia stata effettivamente compresa; in assenza di un adeguato follow up post-incontro, il tuo pubblico potrebbe dimenticare qualcosa di importante sarebbe attenuata.
Con CeSVoP web è possibile, per le associazioni di volontariato con statuto a norma della legge 266/91, realizzare il proprio sito web gratuito e chiavi in mano.
Il personale del CeSVoP accompagnerà i volontari in un piccolo percorso formativo, dall’analisi dei bisogni, alla pianificazione di tutti gli aspetti tecnici e contenutistici del sito fino alla formazione per la gestione dello stesso.
Ma quali sono i passaggi da seguire?
Il CeSVoP offre servizi gratuiti alle sole associazioni di volontariato e ad enti di terzo settore, per maggiori info vai su www.cesvop.org
Il requisito fondamentale per usufruire del servizio è pertanto quello di essere un’associazione di volontariato.
Se non sai con certezza se la tua è un’associazione di volontariato o desideri apportare delle modifiche statutarie per cambiare forma giuridica puoi contattare l’ufficio consulenza del CeSVoP che, sempre gratuitamente provvederà all’analisi dello statuto ed, eventualmente, accompagnarti in tutte le modifiche necessarie.
Puoi prendere appuntamento inviamo una mail ad assistenzaodv@cesvop.org oppure chiamando lo 091 33 19 70
Per realizzare il proprio sito internet vanno fatte alcune considerazioni preliminari:
Sono considerazioni fondamentali da chiarire prima di iniziare a lavorare sulla propria presenza online. Un sito web richiede costanti aggiornamenti e un piano di comunicazione ben chiaro da portare avanti. Attività che devono necessariamente portati avanti da un gruppo di persone non da una sola.
Il sito web è come un biglietto da visita online, bisogna pertanto sapersi raccontare, ma con il linguaggio del web, quindi in maniera sintetica ed essenziale con la possibilità di arricchire il tutto con elementi multimediali (foto, video, documenti ufficiali, link esterni per approfondire i concetti chiave).
Spesso il volontariato trascura gli aspetti legati alla comunicazione (ne abbiamo già parlato nell’articolo “Comunicare il volontariato”) focalizzandosi maggiormente sulle singola attività, privilegiando valori e relazioni di volontari e utenti.
Saper comunicare ciò che si fa, sopratutto se dietro ci sono valori e ideali molto forti, è fondamentale per trovare supporto e sostegno in azioni che, come ben sappiamo, non sono retribuite.
Una buona comunicazione in una attività di volontariato, può generare interesse nella comunità, può far avvicinare nuovi volontari, può aumentare il numero delle donazioni.
In questa fase gli operatori del CeSVoP daranno le giuste indicazioni ai volontari per elaborare i testi di tutte le sezioni del loro sito e individuare gli elementi multimediali (foto, video, album, documenti ecc..)
Una volta individuati i contenuti e gli obiettivi si passa al piano di comunicazione: ovvero un documento strategico che ha il principale compito di guidare tutte le attività di comunicazione necessarie al raggiungimento degli obiettivi prefissati per la propria presenza online.
Il piano di comunicazione avrà l’obiettivo di integrare anche gli strumenti che abitualmente l’associazione utilizza per comunicare:
Come detto sopra, questo servizio del CeSVoP è totalmente gratuito per le associazioni di volontariato e gli enti di terzo settore. L’unico costo da sostenere sarà quello dell’acquisto del dominio (www.nomeassociazione.it) e dei servizi associati in quanto, per legge (266/91), il Centro Servizi non può sostenere costi legati alle attività istituzionali dell’associazione.
La filosofia di fondo di questo servizio del CeSVoP è quella di realizzare il sito web per le associazioni utilizzando strumenti gratuiti e open source.
La piattaforma online più in linea con questa filosofia è WORDPRESS,
una piattaforma software di “blog” e content management system open source ovvero un programma che, girando lato server, consente la creazione e distribuzione di un sito Internet formato da contenuti testuali o multimediali, facilmente gestibili ed aggiornabili in maniera dinamica.
WordPress oltre ad avere un sistema di gestione semplice e intuitivo, che permetterà al volontario, con pochi click di aggiornare e gestire il proprio sito, può contare su una quantità innumerevole di plug in gratuiti (nella loro versione base) in grado di soddisfare qualsiasi tipo di esigenza comunicativa.
Una volta acquistato il dominio, l’operatore CeSVoP provvederà a costruire e pubblicare il sito in base a quanto concordato nelle fasi precedenti.
Una volta pubblicato il sito e concordato il piano di comunicazione, sarà importante rendere i volontari dell’associazione autonomi nella gestione e pubblicazione dei contenuti.
Con alcuni incontri di presenza e delle apposite dispense, il volontario o, come suggeriamo noi, il team di volontari, sarà in grado di gestire il proprio sito negli aggiornamenti.
Una volta autonoma, l’associazione, avrà in mano lo strumento più adatto per promuovere le proprie iniziative e le proprie cause attraverso il web.
Il percorso si concluderà con un incontro a 6 mesi dalla messa online del sito, per verificare se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti oppure no e per eventualmente accogliere nuove esigenze.
Puoi richiedere direttamente online questo servizio cliccando sul bottone verde sottostante.
Per accedere gratuitamente ai servizi e alle consulenze del CeSVoP, riservati esclusivamente alle organizzazioni di volontariato e agli enti di terzo settore, è necessario essere accreditati attraverso la nostra piattaforma, se non lo hai ancora fatto, clicca subito qui e in pochi click potrai beneficiare gratuitamente di tutti i nostri servizi e le nostre consulenze.
Per maggiori informazioni puoi chiamare l’operatore di riferimento Danilo Conigliaro al numero interno 091 777 57 03
