Hai mai desiderato che la locandina per il tuo evento fosse pronta “ieri”? Il tuo evento è tra pochi giorni, la bozza della locandina è quasi pronta, c’è quel nome del relatore da cambiare o quel logo da spostare di un millimetro, ma attendi che il grafico legga la mail o possa riceverti per rivedere il progetto. Sono tutte situazioni in cui frequentemente i volontari si imbattono e nonostante i buoni propositi del “la prossima volta ci muoveremo per tempo…” la verità è che “la prossima volta” non ci sarà mai perchè le dinamiche sono e saranno sempre le stesse!
Al CeSVoP (e in tutti i CSV) situazioni come questa sono all’ordine del giorno, è comprensibile, nella quotidianità di un’organizzazione di volontariato gli aspetti da curare sono innumerevoli e la comunicazione spesso si trova in coda alla lista di cose da fare, nonostante sia un aspetto fondamentale da tenere in considerazione, soprattutto quando si progetta un’iniziativa pubblica.
Fra i tanti servizi gratuiti offerti dal CeSVoP, c’è anche il supporto nel graphic design e, grazie a un piccolo centro stampa, le associazioni possono in poco tempo e a costo zero realizzare locandine, brochure, immagini da promuovere digitalmente (e tutto ciò che può essere funzionale alla promozione di eventi, campagne e iniziative) accompagnati da personale esperto e competente che suggerisce anche le soluzioni migliori per una comunicazione efficace.
Il CeSVoP però non è nè una tipografia nè un’agenzia di comunicazione, un processo di lavoro “per appuntamento” o costantemente delegato all’operatore esperto anche per piccole modifiche non è sostenibile con i tempi stretti che spesso queste situazioni richiedono.
Piuttosto il CeSVoP è un partner esperto in grado di ottimizzare e facilitare i processi di lavoro e produzione che oggi, con l’aiuto della tecnologia e di strumenti collaborativi come Canva, permettono di velocizzare enormemente i tempi di erogazione dei servizi di comunicazione e graphic design.
Esistono già da tempo modelli aziendali che coinvolgono l’utenza in processi collaborativi in alcune fasi del lavoro: da Ikea che di fatto delega il montaggio dei mobili al consumatore ai sistemi di homebanking che permettono all’utente di gestire in tempo reale anagrafiche e servizi che un tempo richiedevano la presenza in filiale, dalle casse automatiche dei supermercati ai menù interattivi di McDonald o BurgerKing che eliminano code e attese.
Senza la pretesa di voler essere così radicali, un processo collaborativo fra operatore esperto e volontario può facilitare e ottimizzare l’erogazione di un servizio come quello, richiestissimo al CeSVoP, della grafica e stampa.
In pratica si tratta di un percorso di co-progettazione fluido e veloce, studiato per eliminare le attese e rendere protagonista proprio il volontario:
- Richiesta: invii il modulo tramite gestionale o mail a
webmaster@cesvop.org. - Materiali: fornisci i contenuti (testi, loghi in alta risoluzione, date e immagini).
- Bozza e Link: il CeSVoP realizza la struttura grafica professionale e ti invia un link collaborativo di Canva.
- Rifinitura: tu entri nel link per correggere in tempo reale testi, nomi o refusi; noi interveniamo simultaneamente per ottimizzare spazi e pesi grafici.
- Chiusura: una volta validato il design, noi ci occupiamo dell’esportazione tecnica, della stampa o della fornitura dei file definitivi.
Sono tantissime le associazioni e volontari che trovano in questo metodo di lavoro dei risultati concreti e tangibili, tuttavia, c’è ancora chi ha molte remore nell’attivare questo processo partecipativo attraverso il link di Canva per “paura di sbagliare”. Facciamo chiarezza su alcuni punti:
- “Ho paura di fare danni”: impossibile. Abbiamo sempre la copia originale e possiamo tornare indietro in ogni momento.
- “Non so loggarmi”: basta un account Gmail o Facebook. Se sei già su uno di questi, sei già dentro!
- “Non so salvare”: canva salva automaticamente ogni lettera che scrivi. Non esiste il tasto “salva”, fa tutto lui.
- “Devo saper esportare?”: assolutamente no! Quello è il compito del CeSVoP. Tu intervieni solo sui testi (nomi, date, titoli) o sulla posizione dei loghi. A risolvere la risoluzione, le proporzioni e i formati di stampa ci pensiamo noi.
Naturalmente avere la possibilità di lavorare fianco a fianco o dare istruzioni telefonicamente è più semplice e apparentemente implica meno fatica, tuttavia queste modalità, in un sistema come quello dei Centri servizi, che per mandato istituzionale facilitano i processi e hanno l’obiettivo primario di far crescere e autonomizzare il volontariato, non sono sostenibili, per tre ragioni fondamentali:
- Responsabilità verso la collettività: il CeSVoP supporta migliaia di enti nella Sicilia Occidentale. Correggere bozze o fare continue modifiche genera inevitabilmente un effetto imbuto, allungando i tempi di attesa per tutte le altre associazioni e sottraendo risorse a chi ha emergenze reali.
- Contrasto al Digital Divide: delegare tutto all’operatore lascia l’associazione in una condizione di dipendenza digitale; imparare a modificare una riga di testo su Canva, invece, trasferisce una competenza che resta patrimonio dell’ente.
- Efficienza e Precisione : il passaggio di informazioni verbale (telefono o di presenza) è la principale fonte di refusi e incomprensioni. Il lavoro asincrono sul file permette una precisione misurabile: tu scrivi esattamente ciò che serve, noi lo rendiamo graficamente impeccabile.
Il CeSVoP è sempre al fianco dei volontari proprio nella trasformazione digitale!
Con il programma formativo #VolontariDigitali (clicca qui) è possibile accedere a tantissimi contenuti formativi gratuiti pensati proprio per rispondere alle problematiche ricorrenti del volontariato nel digital divide, anche per l’utilizzo dei link collaborativi di Canva!
